بهترین راهکارهای اجرای دورکاری در یک سازمان

در این مقاله قصد داریم راجع به یکی از بهترین روش‌های مقابله با کرونا، یعنی دورکاری صحبت کنیم.

دورکاری

اهمیت دورکاری در شرایط کرونایی

با گسترش ویروس کرونا، بدون شک خیلی از مدیران حداقل یک بار به دورکاری کارمندان فکر کرده‌اند. در شرایط کنونی، دورکاری می‌تواند با جلوگیری از حضور فیزیکی کارمندان در شرکت، خطر انتشار ویروس کرونا را به حداقل برساند. همچنین کارمندان می‌توانند بدون اینکه خللی در روند کاریشان پیش بیاید، در خانه وظایف شغلی خود را انجام دهند.

تفکر دورکاری در کشورهای اروپایی چندین سال است به وجود آمده و ترویج می‌شود. در کشور ما نیز به علت به وجود آمدن شرایط کنونی، توجهات به آن جدی‌تر شده‌است. این روش در صورت سود بردن از زیرساخت مناسب و پیاده‌سازی درست، حتی در نبود کرونا نیز منفعت‌های زیادی را برای مدیران و کارمندان در پی خواهد داشت. از جمله این مزایا می‌توان به صرفه‌جویی در زمان رفت و آمد، هزینه کمتر، کاهش ترافیک و آلاینده‌های هوا، کاهش تنش‌های موجود در زندگی، صرف وقت بیشتر افراد برای خانواده و … اشاره کرد.

دورکاری

مهمترین ملزومات دورکاری

امروزِ روز، درصد بیشتری از کارها را می توان با کامپیوتر شخصی در خانه انجام داد؛ این امر موجب شده شرکت‌های زیادی در سراسر دنیا به استخدام نیرو‌های دورکار بپردازند. حتی با داشتن یک کامپیوتر نه چندان پیشرفته و آخرین مدل یا یک لپتاپ عادی نیز می‌توان به انجام امور شرکت پرداخت.

یکی دیگر از ملزومات مهم کار در خانه، داشتن دسترسی مناسب به فایل‌ها و منابع شرکت می‌باشد. خوشبختانه فناوری اینترنت و شبکه راه حل‌های بسیار مناسبی را برای دسترسی از راه دور به کاربران ارائه می‌دهد.

این دوری از شرکت هرگز نباید خللی در روند کاری ایجاد کند؛ بنابراین یک راه ارتباطی با سرعت و امنیت بالا مورد نیاز است، قطعی در این ارتباط نباید به وجود بیاید و همچنین مدیران باید بتوانند به راحتی امر مدیریت را انجام دهند.

در ادامه به تفصیل و توضیح راهکارهای اجرای دورکاری در سازمان‌ها می‌پردازیم :

بهترین روش های راه اندازی دورکاری در یک سازمان

1- اتصال از راه دور به روش Remote Connection

2- اتصال از راه دور با استفاده از VPN

دورکاری با کمک روش Remote Connection

در این روش شما با استفاده از کامپیوتر خود در خانه، به سیستم داخل شرکت وصل شده و آن را از راه دور کنترل می‌کنید. یعنی تصویر مانیتور سیستم شرکت را در خانه می‌بینید و می‌توانید آن را مانند وقتی که به صورت حضوری در شرکت بودید کنترل کنید. توجه کنید در این روش سیستم شما در شرکت حتما باید روشن بماند تا بتوانید به آن وصل شوید.

به طور کلی دو نوع نرم افزار برای ریموت داریم :

نرم افزارهای ریموت از طریق اینترنت

این دسته از نرم افزارها نقش واسط را میان دو سیستم کامپیوتری بازی کرده و کمک می‌کنند شما، از طریق آنها به سیستم دیگری ریموت بزنید. آنها در واقع از سرورهای متعلق به خودشان استفاده کرده و دو کلاینت را به هم متصل می‌کنند. کلاینت یعنی سیستم کامپیوتری که نقش سرور ندارد؛ بلکه از خدمات سرورها استفاده می‌کند. وظیفه انتقال اطلاعات و تصویر، تامین امنیت ارتباط و احراز هویت بر عهده سرورهای آنها می‌باشد. از جمله نرم افزارهای معروف می‌توان به Anydesk ،TeamViewer و Connectwise Control اشاره کرد.

توجه کنید که از این نرم افزارها بیشتر برای رفع مشکلات ضروری از راه دور و کارهای محدود استفاده می‌شود. به طور کلی باید بگوییم استفاده از روش ریموت از طریق اینترنت هرگز برای دورکاری توصیه نمی‌شود. زیرا سرعت و امنیت ارتباط پایین آمده و قطعی‌های مکرر ممکن است اتفاق بیافتد که انجام کار را مشکل می‌کند. همچنین شما باید حتما سیستم خود در شرکت را روشن نگه دارید که نمی‌تواند گزینه‌ای منطقی باشد.

نرم افزارهای ریموت Client-Server

این نوع نرم افزار ها معمولا دو نسخه دارند. نسخه کلاینت در سیستمی نصب می شود که می خواهد ریموت بزند و نسخه سرور در سیستمی راه اندازی می شود که می خواهیم به آن ریموت بزنیم. نرم افزار های VNC Connect و R-Admin از این دسته می باشند.

دقت کنید که در این نوع اتصال، سیستم سرور حتما باید در همان شبکه داخلی‌ای باشد که کلاینت در آن است.

آموزش استفاده از Remote Desktop Connection

همچنین ابزار ریموت تعبیه شده در ویندوز (Remote Desktop Connection) نیز می‌تواند این اتصال را برای شما برقرار کند. این روش امنیت و عملکرد کلی بهتری نسبت به ریموت از طریق اینترنت دارد.

برای استفاده از آن می‌توانید همانند شکل زیر بعد از فشردن دکمه‌های Win + R در پنجره جدید mstsc را تایپ کنید و Enter را بزنید.

دورکاری

سپس باید آدرس اینترنتیِ (IP) سیستمی که می خواهید به آن ریموت بزنید را وارد کنید و Connect را بزنید.

برای مثال ما در اینجا می‌خواهیم به آدرس 192.168.1.25 متصل شویم. این آدرس حتما باید در شبکه داخلی‌ای باشد که ما در آن هستیم. در غیر این صورت حتما باید به شبکه داخلی سیستم مقصد VPN بزنیم. راجع به یک ارتباط VPN در همین مقاله توضیح خواهیم داد.

دورکاری

سپس منتظر بمانید تا اتصال برقرار شود. حال کافیست Username و Password سیستم مقصد را وارد کنید تا به آن متصل شوید. می‌توانید با زدن گزینه Remember me آنها را ذخیره کنید تا در دفعات بعدی نیازی به وارد کردن دوباره نباشد.

دورکاری

در ادامه با یک warning مواجه می‌شوید که با زدن دکمه Yes از آن عبور کرده و تصویر سیستم مقصد برای شما لود می‌شود.

اگر برای اتصال با استفاده از این روش با مشکل مواجه می‌شوید می‌توانید از طریق لینک زیر به وبسایت مایکروسافت مراجعه کنید :

دورکاری

برای مراجعه به سایت مایکروسافت روی این تصویر کلیک کنید

دورکاری با استفاده از روش اتصال VPN

نحوه اتصال از راه دور با استفاده از VPN

یکی دیگر از روش های بسیار مناسب و امن، ایجاد یک ارتباط خصوصی با شبکه داخلی شرکت است.

شما می‌توانید با راه اندازی این سازوکار امکانی را ایجاد کنید که کاربران از راه دور به شبکه داخلی شرکت متصل شده و بتوانند به فایل‌ها و اسناد شرکت دسترسی داشته باشند، از نرم افزار های سازمانی استفاده کنند و حتی به سیستم خودشان در شرکت به راحتی ریموت کانکشن بزنند.

VPN چیست و چگونه کار می کند؟

دورکاری

شبکه داخلی خصوصی (Virtual Private Network) نام این روش خلاقانه است که به اختصار به آن VPN می‌گویند.

خودتان را در خانه فرض کنید که با لپتاپ یا هر دستگاه دیگری از طریق مودم به اینترنت متصل می‌شوید. دیگر اعضای خانواده شما نیز ممکن است به مودم متصل شده باشند. این، در واقع یک شبکه داخلی ساده است که شما در خانه دارید.

به سمت مقابل یعنی شرکت توجه کنید. اگر فرض کنیم شرکت شما یک شبکه داخلی دارد که از تعدادی کامپیوتر و سرور تشکیل شده است، این شبکه داخلی نیز برای اینکه با دنیای اینترنت ارتباط برقرار کند نیاز به یک دستگاه روتر دارد. این دستگاه می‌تواند مانند خانه شما، یک مودم روتر ساده باشد یا از روترهای پیشرفته تر استفاده شده باشد.

دورکاری

به هر حال چیزی که مهم است این است که راه ارتباطی هر شبکه داخلی با دنیای بیرون از طریق یک دستگاه روتر است که به این راه ارتباطی در علم شبکه Gateway گفته می شود.

حال کاری که یک ارتباط VPN انجام می‌دهد به عبارت ساده این است که کامپیوتر شما در منزل را عضوی از شبکه داخلی شرکت می‌کند. به این ترتیب شما همانند زمانی که در شرکت بودید و از یک سیستم استفاده می‌کردید، بدون نیاز به آن می‌توانید به فایل‌ها و اسناد شرکت دسترسی داشته باشید.

همچنین اگر نیاز داشتید می‌توانید با استفاده از Remote Desktop Connection که کمی قبل به آن اشاره کردیم، از راه دور به سیستم خود در شرکت وصل شده و از طریق آن کارهای خود را پیگیری کنید.

ویژگی های اتصال از راه دور با VPN

سرعت

با توجه به رشد مناسب سرعت اینترنت در سال‌های اخیر، شما محدودیت خاصی از لحاظ سرعت دسترسی به فایل‌های شرکت احساس نخواهید کرد.

امنیت

پروتکل های متفاوتی برای ایجاد یک ارتباط VPN وجود دارند که برخی از آنها امنیت بسیار بالایی را ارائه می‌دهند و نیازی نیست نگران این موضوع باشید که در بخشی به انواع این پروتکل ها اشاره خواهیم کرد.

عدم نیاز به سیستم در شرکت

اشاره کردیم که با استفاده از VPN، کامپیوتر شخصی شما عملا عضوی از شبکه داخلی شرکت خواهد شد؛ بنابراین دیگر نیازی به سیستم در شرکت نخواهد بود. این به معنی صرفه‌جویی در هزینه‌ها نیز می‌باشد.

سهولت دسترسی

به همان راحتی که شما یک پوشه درون هاردتان را باز می‌کنید، می‌توانید در درون کامپیوتر خود در منزل، پوشه File Sharing شرکت را باز نموده و از آن استفاده کنید.

قابلیت اطمینان

این ویژگی در دنیای کامپیوتر به این معناست که یک سازوکار تا چه حد می‌تواند به ما اطمینان دهد که تحت هر شرایطی به خدمات رسانی‌اش ادامه دهد و قطعی نداشته باشد. یک ارتباط VPN خوب، از این لحاظ بسیار ممتاز است و خیالتان را از این بابت راحت می‌کند.

امکان جداسازی سطوح دسترسی

کاربران ممکن است در شرکت از سطوح دسترسی متفاوتی برای استفاده از منابع برخوردار باشند. با استفاده از این روش هم مشکلی برای تعریف سطوح دسترسی متفاوت نداریم. مثلا هر کاربر در خانه می‌تواند از username و password خودش در شرکت، برای دسترسی به منابع استفاده کند.

پیش نیاز های VPN

1- آی پی استاتیک (Static IP)

2- VPN Server

آی پی استاتیک (Static IP) چیست ؟

ارائه دهندگان اینترنت، یک آدرس اینترنتی (IP) به شما اختصاص می‌دهند که تمام دنیا در اینترنت، شما را با آن آدرس می‌شناسند. به این آدرس اینترنتی، Public IP یا آدرس اینترنتی عمومی می‌گویند. باید توجه کنید که Public IP با آدرسی که در شبکه داخلی خود دارید متفاوت است. مثلا سیستم شما ممکن است آدرسی مانند 192.168.1.25 گرفته باشد؛ اما در دنیای اینترنت شما را با Public IP می‌شناسند. شما می‌توانید همین حالا با جستجوی عبارت What is my ip در گوگل، Public IP خود را ببینید.

این آدرس در حالت پیش فرض در تمام ISP ها به صورت Dynamic به مشتریان داده می‌شود؛ یعنی ممکن است مکررا تغییر کند و آدرس جدیدی به شما اختصاص یابد. برای ایجاد یک ارتباط VPN به شرکت، به یک آدرس اینترنتی نیاز داریم که تغییر نکند و همیشه ثابت بماند. بنابراین باید از ارائه دهنده اینترنت شرکت درخواست کنیم به شرکت ما یک Static IP یا آدرس اینترنتی ایستا اختصاص دهد. به چنین آدرسی Valid IP نیز گفته می‌شود.

ضمنا در روش استفاده از VPN برای دورکاری، نیازی به داشتن Static IP در سمت کلاینت یا کاربران در خانه نیست.

دورکاری

آدرس Dynamic دائما تغییر می‌کند اما آدرس Static ثابت می‌ماند.

آیا حتما برای دورکاری ملزم به داشتن Static IP هستیم ؟

کاربران در خانه لزومی به گرفتن Static IP ندارند؛ مگر اینکه از روش خاصی استفاده شود که نیاز باشد کاربران در خانه نیز به آدرس های مشخصی محدود شوند. در روش اتصال VPN نیز کاربران نیاز دارند به یک آدرس اینترنتی مشخص و دائمی از شرکت متصل شوند. در هنگام ایجاد و پیکربندی یک ارتباط VPN این آدرس باید به VPN Server شرکت معرفی شود. تغییر کردن آن مسلما موجب قطعی ارتباط VPN خواهد شد. بنابراین در این روش فقط کافیست برای شرکت Static IP بگیریم.

روش های دیگری نیز وجود دارند که نیازی به Static IP نداریم؛ مانند استفاده از DDNS و چند روش دیگر. مزایای استفاده از VPN اکثر اوقات بر آنها می‌چربد.

VPN Server

یک دستگاه در شبکه داخلی شرکت، باید وظیفه مدیریت ارتباط VPN و خدمت رسانی به کلاینت‌ها را بر عهده بگیرد. به چنین دستگاهی VPN Server می‌گویند. آن را می‌توان به کمک سیستم عامل‌هایی مانند انواع لینوکس سرور، ویندوز سرور، Kerio Control راه اندازی کرد. همچنین روتر‌های میکروتیک و سیسکو نیز توانایی پیاده سازی یک VPN Server را دارند. راه اندازی، پیکربندی، مدیریت امنیت و آدرس دهی به کلاینت‌ها توسط VPN Server انجام می‌گیرد. همچنین بسته به نوع سرور، امکانات و ویژگی‌های متفاوتی برای مدیریت ارائه می شود.

 


شرکت توسعه فناوری ژیوان آماده هرگونه همکاری با شما عزیزان می‌باشد. در صورت داشتن سوال، مشکل یا ابهام می‌توانید با کارشناسان ما در ژیوان جهت مشاوره تماس حاصل فرمایید. همچنین می‌توانید سوالات و نظرات خود را در قسمت کامنت‌ها با ما در میان بگذارید.

تلفن تماس :

✆ 021-47534

✆ 021-44046304

 

1
0

ارسال پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *